사업을 시작하면 사업자등록을 위해 사업장 주소가 필요합니다. 직접 사무실을 임차할 수도 있고, 업종과 상황에 따라 자택을 사업장으로 사용할 수도 있습니다. 그리고 또 하나의 방법이 비상주사무실입니다.
1인사업자, 온라인사업자, 프리랜서처럼 매일 사무실에 출근할 필요가 없는 사업 형태가 많아지면서 비상주사무실을 찾는 분들도 많아졌습니다.
그런데 처음 접하면 조금 헷갈립니다.
사무실인데 왜 ‘비상주’일까요? 주소만 빌리는 것일까요? 공유오피스와는 무엇이 다를까요?
비상주사무실의 개념부터 이용 방식, 장점과 단점까지 하나씩 알아보겠습니다.
비상주사무실이란?
비상주사무실은 사업자가 해당 사무실에 매일 상주하지 않으면서 사업장 주소와 필요한 서비스를 이용하는 형태입니다.
독립된 사무실을 매달 임차해 출근하는 대신, 계약한 사업장의 주소를 사업자등록 등에 사용하고 계약된 범위의 서비스를 이용합니다.
흔히 ‘주소를 빌리는 서비스’라고 설명하지만 그것만으로는 조금 부족합니다. 사업자등록을 하면 그 주소는 단순한 우편주소가 아니라 내 사업의 사업장 주소가 되기 때문입니다.
따라서 비상주사무실은 ‘사무실을 사용하지 않는다’가 아니라 사무실에 매일 상주하지 않는다’ 라고 이해하는 편이 정확합니다.
비상주사무실은 어떻게 이용할까요?
일반적으로 원하는 지역의 비상주사무실을 알아본 뒤 자신의 업종이 해당 주소에서 사업자등록이 가능한지 확인하고 계약합니다.
계약 이후에는 해당 주소를 사업장 주소로 활용하며, 업체와 상품에 따라 우편물 관리, 방문객 응대, 사무서비스 등이 제공되기도 합니다.
다만 모든 비상주사무실의 서비스가 동일한 것은 아닙니다.
주소 제공에 집중하는 곳도 있고, 우편물 관리나 다양한 사업지원 서비스를 함께 제공하는 곳도 있습니다.
따라서 계약 전에 어떤 서비스가 포함되어 있고 계약 이후 어떻게 관리되는지 확인하는 것이 중요합니다.
어떤 사람들이 이용할까요?
대표적으로 사업장 주소는 필요하지만 매일 사용할 독립사무실까지는 필요하지 않은 사업자에게 적합합니다.
온라인사업자, 1인기업, 프리랜서, 초기 창업자 등이 이에 해당할 수 있습니다.
자택에서 업무가 가능하지만 집주소를 사업장 주소로 공개하고 싶지 않은 경우에도 하나의 선택지가 될 수 있습니다.
반대로 직원이 매일 출근해야 하거나 제품 보관, 제조, 고객의 상시 방문 등 고정된 물리적 공간이 필요한 사업이라면 상주사무실이나 일반 사무실이 더 적합할 수 있습니다.
비상주사무실의 장점은 무엇일까요?
가장 큰 장점 중 하나는 공간에 들어가는 고정비 부담을 줄일 수 있다는 점입니다. 일반 사무실을 임차하면 보증금과 월 임대료, 관리비 등 여러 비용이 발생합니다.
매일 사무실을 사용하지 않는 사업자라면 이러한 비용이 부담스러울 수 있기 때문에 비상주사무실을 활용해 필요한 사업장 기능만 이용하는 방법을 고려할 수 있습니다.
또 하나는 사업과 생활공간을 분리할 수 있다는 점입니다.
집주소가 외부에 공개되는 것이 부담스럽거나 사업 관련 우편물과 개인 우편물을 분리하고 싶은 경우 별도의 사업장 주소가 유용할 수 있습니다.
그리고 사업 초기에는 비상주사무실로 시작했다가 직원이 생기고 고정적인 업무공간이 필요해지면 상주사무실이나 독립사무실로 옮길 수도 있습니다.
즉, 사업의 규모와 단계에 맞춰 공간 비용을 조절할 수 있다는 것도 장점입니다.
그렇다면 단점은 없을까요?
물론 있습니다. 가장 분명한 한계는 나만의 독립된 업무공간을 매일 사용할 수 있는 것은 아니라는 점입니다.
또 업종이나 인허가 조건 등에 따라 비상주사무실 주소를 사용할 수 없는 경우도 있으므로 계약 전에 자신의 업종이 해당 주소에서 가능한지 확인해야 합니다.
그리고 비상주사무실의 특성상 대표자는 사업장에 매일 출근하지 않습니다.
여기에서 한 가지 문제가 생깁니다.
“내가 없는 동안 내 사업장은 누가 관리할까?”
우편물이 어떻게 관리되는지 알기 어렵거나 필요한 순간 연락할 담당자가 없다면 저렴하게 계약했다는 장점보다 불편함이 커질 수도 있습니다.
결국 ‘상주하지 않아도 된다’는 장점은 관리체계가 부족한 곳에서는 단점이 될 수도 있습니다.
계약 전에 이것만은 확인해보세요
가격과 계약기간뿐 아니라 몇 가지를 함께 확인하는 것이 좋습니다.
내 업종으로 사업자등록이 가능한지, 추가 비용은 없는지, 우편물은 어떻게 관리하는지, 담당자와 연락은 원활한지, 사업장 확인이 필요한 경우 어떤 지원이 가능한지 등을 살펴보세요.
이렇게 비교하면 단순히 ‘어디가 더 저렴한가’가 아니라 ‘내 사업에 어떤 곳이 더 적합한가’를 판단하기 쉬워집니다.
드림비즈테크는 이 단점에서 출발했습니다. 여기까지가 비상주사무실을 이해하기 위해 알아두면 좋은 일반적인 내용입니다.
드림비즈테크가 비상주사무실을 운영하면서 계속 생각했던 것도 바로 앞에서 이야기한 부분이었습니다. 비상주사무실의 큰 장점은 대표님이 매일 출근하지 않아도 된다는 것입니다.
그런데 생각을 바꾸면, 그것이 단점이 될 수도 있습니다. 그래서 저희는 주소를 어떻게 제공할 것인가보다 다른 질문을 중요하게 생각했습니다.
대표님이 없는 동안, 이 사업장을 누가 관리할 것인가?
주소를 빌리는 것이 아니라, 내가 없는 사업장을 맡기는 것
드림비즈테크는 비상주사무실을 이렇게 생각합니다. 비상주사무실은 단순히 주소를 빌리는 서비스가 아니라, 내가 없는 동안 내 사업장을 맡기는 서비스에 가깝습니다. 그래서 중요하게 보는 것은 계약 이후의 관리입니다.
대표님이 없는 동안 도착하는 우편물을 관리하고, 방문객이 찾아오는 상황에 대응하고, 사업장 확인이 필요한 경우 사전에 일정을 조율해 현장지원을 하는 것.
대표님이 없는 시간을 누군가 제대로 관리한다면 비상주사무실이 가진 불편을 상당 부분 줄일 수 있다고 생각했습니다.
필요한 순간에는 실제 사용할 공간도 있어야 한다고 생각했습니다. 비상주사무실을 이용한다고 해서 업무공간이 단 한 번도 필요하지 않은 것은 아닙니다.
고객과 미팅하거나 잠시 업무를 해야 하는 날도 있습니다. 그래서 드림비즈테크 일부 지점에서는 상주사무실과 함께 비상주 고객을 위한 라운지와 회의공간을 운영하고 있습니다.
그 공간에 사무실을 더 만드는 것이 임대수익에는 도움이 될 수도 있습니다.
그럼에도 일부 공간을 라운지로 남겨둔 이유는 비상주 고객도 필요한 순간에는 자신의 사업장에서 실제 공간을 사용할 수 있어야 한다고 생각했기 때문입니다. 라운지가 비상주사무실의 전부는 아닙니다.
다만 드림비즈테크가 비상주 고객을 어떤 고객으로 생각하는지 보여주는 하나의 선택입니다.
언젠가는 이 공간이 필요 없어졌으면 좋겠습니다. 처음에는 한 명으로 시작한 사업도 성장하면 직원이 생기고 더 큰 업무공간이 필요해집니다. 그때는 비상주사무실이 더 이상 가장 적합한 선택이 아닐 수 있습니다.
드림비즈테크는 그 순간을 아쉬운 이탈이라고만 생각하지 않습니다. 저희는 그것을 ‘아름다운 이별’이라고 부릅니다.
비상주사무실로 시작했던 대표님이 사업을 키워 자신의 사무실을 마련해 떠나는 것.
어쩌면 그것이 비상주사무실이 할 수 있는 가장 좋은 역할 중 하나라고 생각하기 때문입니다.
그래서 세무·자금·마케팅 등 사업에 필요한 입주사 성장지원 프로그램을 운영하는 것도 같은 이유입니다.
오래 머무르게 하는 것만이 목표가 아니라, 머무르는 동안 사업에 집중하고 다음 단계로 갈 수 있도록 돕는 것. 그것이 드림비즈테크가 생각하는 비상주사무실의 역할입니다.
주소를 계약하기 전에 한 가지를 더 물어보세요
비상주사무실은 공간 관련 고정비 부담을 줄이고, 자택과 사업장 주소를 분리하며, 사업 초기 규모에 맞춰 시작할 수 있다는 장점이 있습니다.
반면 업종에 따라 이용이 제한될 수 있고, 대표자가 없는 동안 사업장이 어떻게 관리되느냐에 따라 이용 경험이 달라질 수 있습니다.
그래서 가격과 위치를 확인한 뒤 한 가지를 더 물어보셨으면 합니다.
“내가 이곳에 없는 동안, 내 사업장은 어떻게 관리되나요?”
드림비즈테크는 그 질문에서 비상주사무실을 바라보기 시작했습니다.
대표님은 중요한 일에 집중하고, 대표님이 없는 사업장의 기본은 제대로 관리하는 것. 그리고 언젠가 그 사업장이 더 이상 필요하지 않을 만큼 성장해 서로 기분 좋게 이별하는 것.
그것이 드림비즈테크가 생각하는 ‘주소를 빌리는 것 이상의 비상주사무실’입니다.